летим

Поездка в Дубай: успей забронировать место!

Узнать подробнее
10 правил написания деловых электронных сообщений на английском языке: советы от онлайн-школы английского языка
Карьера

10 правил написания деловых электронных сообщений на английском языке

Содержание статьи:

Написание деловых электронных сообщений – это искусство, которое требует внимательности к деталям и соблюдения определенных стандартов. Правильно составленное сообщение может существенно улучшить вашу профессиональную репутацию и облегчить коммуникацию. В этом лонгриде мы рассмотрим 10 основных правил, которые помогут вам писать эффективные и профессиональные деловые электронные сообщения на английском языке.

1. Ясность и краткость

Правило: Делайте ваше сообщение ясным и кратким. Избегайте излишне длинных предложений и сложных конструкций.

Примеры:

  • “Please find attached the report you requested.”
  • “I’ll meet you at the conference room at 3 PM.”

Контекст: В деловой переписке важно быстро донести информацию до получателя, избегая излишней сложности.

Запишись на FREE тестирование
Хочешь узнать свой уровень владения английским? Запишись прямо сейчас и пройди тестирование бесплатно!
Не менее 3-х символов
+998
Телефон не заполнен
В формате: primer@mail.ru

Нажимая кнопку «Записаться», вы принимаете условия Политики, и предоставляете согласие на обработку своих персональных данных на условиях Политики конфиденциальности

2. Корректное использование приветствий

Правило: Начинайте сообщение с корректного приветствия. Выбор приветствия зависит от уровня формальности и вашей знакомости с получателем.

Примеры:

  • Формальное: “Dear Mr. Smith,”
  • Полуформальное: “Hello Jane,”
  • Неформальное: “Hi John,”

Контекст: Правильное приветствие помогает установить тон сообщения и соответствует нормам делового общения.

3. Четкая структура

Правило: Разделяйте ваше сообщение на абзацы, каждый из которых освещает отдельную мысль или тему. Используйте списки и подзаголовки, чтобы структурировать информацию.

Примеры:

  • “First, we need to discuss the project deadline. Second, let’s review the budget.”
  • “Please see the following points: 1) Project timeline, 2) Budget review, 3) Next steps.”

Контекст: Хорошо структурированное сообщение облегчает восприятие информации и делает ваше письмо более профессиональным.

4. Корректное использование форматов и шрифтов

Правило: Используйте стандартные шрифты и форматы. Избегайте чрезмерного использования жирного текста, курсива или цветов.

Примеры:

  • Шрифт: Arial, размер: 11 или 12
  • Форматирование: Обычный текст, без излишеств

Контекст: Простота и однородность форматирования способствуют лучшему восприятию и профессиональному виду сообщения.

5. Корректное оформление подписей

Правило: Завершайте ваше сообщение корректной подписью, включающей ваше имя, должность и контактные данные.

Примеры:

  • “Best regards, John Doe, Marketing Manager, XYZ Corporation, johndoe@xyz.com”
  • “Sincerely, Jane Smith, Project Coordinator, ABC Inc.”

Контекст: Подпись помогает получателю быстро получить информацию о вас и способах связи.

6. Проверка орфографии и грамматики

Правило: Всегда проверяйте ваше сообщение на наличие орфографических и грамматических ошибок перед отправкой.

Примеры:

  • Использование встроенного корректора в электронной почте.
  • Чтение сообщения вслух перед отправкой.

Контекст: Ошибки могут создавать негативное впечатление о вас и вашей компании, поэтому важно тщательно проверять текст.

7. Указание темы сообщения

Правило: Указывайте ясную и конкретную тему вашего сообщения в строке темы.

Примеры:

  • “Meeting Agenda for July 30”
  • “Request for Budget Approval”

Контекст: Тема помогает получателю сразу понять суть сообщения и его важность.

8. Вежливость и профессионализм

Правило: Сохраняйте вежливый и профессиональный тон в вашем сообщении, даже если вы пишете по поводу проблемы или конфликта.

Примеры:

  • “I appreciate your prompt attention to this matter.”
  • “Thank you for your assistance with this issue.”

Контекст: Вежливый и профессиональный тон помогает поддерживать хорошие отношения и решать вопросы эффективно.

9. Четкое указание действий

Правило: Уточняйте, какие действия вы ожидаете от получателя, и предоставляйте необходимые инструкции.

Примеры:

  • “Please review the attached document and provide feedback by Friday.”
  • “Let me know if you need any further information.”

Контекст: Четкие указания помогают получателю понять, что требуется от него, и избегать недоразумений.

10. Приложение файлов

Правило: Если вы прикладываете файлы, убедитесь, что они имеют понятные названия и соответствуют содержанию сообщения.

Примеры:

  • “Attached is the quarterly report for your review.”
  • “Please find the updated project plan attached.”

Контекст: Правильное прикрепление файлов и их название помогают получателю легко найти нужные документы и избежать путаницы.

Соблюдение этих правил поможет вам писать эффективные деловые электронные сообщения, которые будут ясными, профессиональными и удобными для восприятия.

406
Комментарии
Английский для общения. Скачай 100 самых популярных фраз.
Подписка на блог
Читайте первыми наши полезные статьи про английский и не только
В формате: primer@mail.ru

Нажимая кнопку «Подписаться», вы принимаете условия Политики, и предоставляете согласие на обработку своих персональных данных на условиях Политики конфиденциальности

На вашу email-почту выслано письмо для подтверждения подписки
Напишите нам